Ayer hablabamos de las cinco claves del presupuesto, debido a que hemos hecho un esfuerzo por mantener nuestros blogs, cortos y ligeros dividimos el articulo en dos partes. Hoy continuamos con las otras tres claves para un presupuesto de negocio.

Tiempos de ejecución.- Los tiempos ejecución van ligados a los supuestos. Cuando se establecen los supuestos del presupuesto se asumen ciertas métricas de desempeño y ciertas métricas operativas. Los tiempos de ejecución se ligan a las métricas al establecer cuando se tendrán ingresos y egresos o cuando hay que incrementar el inventario por ejemplo. También, los tiempos de ejecución son clave para manejar las líneas de crédito y el efectivo disponible. Si presupuestamos ciertos eventos financieros como ventas, gastos, inventarios entre otros en cierto periodo y en la realidad ocurren en un periodo diferente la empresa se podría ver en dificultades financieras.

Formulas.- La mayoría de los presupuestos en el mundo de hoy se elaboran usando al menos hojas de cálculo como Excel; algunos otros se capturan directamente en sistemas contables como Quickbooks. Una tarea fundamental del responsable de elaborar un presupuesto es revisar la lógica de las formulas aplicadas como el funcionamiento mecánico.  En mi propia experiencia, varias veces he tenido que invertir horas y horas buscando errores tan solo para encontrar que los errores estaban en las formulas del software. Como consultor contable mi consejo es siempre que se revisen todas las formulas de los templetes o machotes antes de capturar información y que haya responsables designados de recopilar y manejar la información. Un pequeño error de formulas puede hacer que la dirección o el propietario de Pyme tome decisiones equivocadas con base a información incorrecta.

Revisiones.- Las revisiones a diferentes niveles de la organización o por diferentes personas en caso de ser un negocio pequeño son realmente valiosas para detectar errores, para revisar la lógica del presupuesto o simplemente para ver si tiene sentido lo que se está proponiendo. Cuando alguien revisa un presupuesto, generalmente hace preguntas o elabora cuestionamientos que a la larga terminan enriqueciendo todo el proceso y el valor del presupuesto final. Múltiples revisiones hacen que varios ojos y varias cabezas piensen más que una.