En cualquier negocio, sea Pyme o sea una gran corporación, todos los puestos deben de tener una descripción de puesto formal. Es un error pensar que tan solo las grandes empresas necesitan de descripciones de puestos  bien establecidas y organizadas;  también las Pymes necesitan establecer las funciones o tareas, responsabilidades, objetivos y medidores de desempeño para sus empleados. De esta manera, tanto el empleado como la empresa tienen en claro cuáles son las expectativas y cuáles son los resultados esperados del puesto.

Toda descripción de puestos deberá contar con:

Datos del puesto de trabajo. – Por sentido común usted puede escribir los datos básicos de cada puesto, nombre de la posición, lugar, departamento, supervisor, nivel de compensación y demás.

Funciones o tareas.- Básicamente en esta sección usted describirá lo que este puesto tiene que hacer de manera rutinaria en una sección de funciones principales. Puede también incluir una sección o sub sección para las funciones o tareas secundarias. La pregunta a contestar es: ¿Que hace el empleado encargado de este puesto?

Responsabilidades del puesto.- Las responsabilidades de un puesto establecen la propiedad tanto de las tareas como de los resultados en una posición. Estas difieren de las tareas en el sentido que las tareas son acciones que se deben ejecutar mientras que las responsabilidades dan propiedad de una o más posiciones y también asignan responsables en la rendición de cuentas.

Objetivos del puesto laboral.- Es fundamental que incluya los objetivos de un puesto en su descripción porque de esta manera estará amarrando las actividades y responsabilidades con los resultados. Los objetivos son resultados a cumplir. Con una buena alineación es de esperar que la correcta ejecución de las funciones, un correcto seguimiento a las responsabilidades por naturaleza conlleven al cumplimiento de los objetivos. Siempre se tiene que ser claro en cuanto a los resultados deseados de cada posición.

Medidores de desempeño.- Los  medidores de desempeño de un puesto laboral son las medidas bajo las que se determinara si los objetivos han sido cumplidos o no. Los medidores son métricas objetivas por las cuales le empresa medirá el desempeño de un puesto. Ejemplos de métricas son: ventas, incremento en ventas, utilidades, número de nuevos clientes etc.

Siempre que contrate un empleado nuevo, antes que el empleado empiece a laborar asegúrese que alguien de la su empresa con responsabilidad de Recursos Humanos se reúna personalmente con el empleado para que le explique detalladamente todas las secciones y puntos de la descripción de su puesto, que conteste las preguntas que el nuevo empleado pueda tener y que verifique que el empleado no tenga más preguntas. Después, ambos deben firmar un acuse de recibo y de conformidad para que quede una constancia escrita en el archivo de personal.  Le aclaro que seguir la documentación adecuada no significa que usted desconfía de su empleado ni tampoco significa que todos los empleados por naturaleza vayan a tomar acción legal en su contra; sino que significa que usted es un ejecutivo o empresario ordenado y precavido.

Finalmente, muchos de los juicios laborales se basan en el hecho que la empresa no tiene como probar los procesos o los acuerdos establecidos y tampoco tiene rastro escrito para montar una defensa legal adecuada. El simple hecho que usted tenga rastros escritos, comprobantes, archivos, firmas y demás documentos le indican al empleado que usted y su empresa no serán victimas fáciles en el aspecto legal y laboral, siempre y cuando se actué siempre con honestidad y justicia.