Toda descripción de puestos deberá contar con:

Datos del puesto de trabajo. – Por sentido común usted puede escribir los datos básicos de cada puesto, nombre de la posición, lugar, departamento, supervisor, nivel de compensación y demás.

Funciones o tareas.- Básicamente en esta sección usted describirá lo que este puesto tiene que hacer de manera rutinaria en una sección de funciones principales. Puede también incluir una sección o sub sección para las funciones o tareas secundarias. La pregunta a contestar es: ¿Que hace el empleado encargado de este puesto?

Responsabilidades del puesto.- Las responsabilidades de un puesto establecen la propiedad tanto de las tareas como de los resultados en una posición. Estas difieren de las tareas en el sentido que las tareas son acciones que se deben ejecutar mientras que las responsabilidades dan propiedad de una o más posiciones y también asignan responsables en la rendición de cuentas.

Objetivos del puesto laboral.- Es fundamental que incluya los objetivos de un puesto en su descripción porque de esta manera estará amarrando las actividades y responsabilidades con los resultados. Los objetivos son resultados a cumplir. Con una buena alineación es de esperar que la correcta ejecución de las funciones, un correcto seguimiento a las responsabilidades por naturaleza conlleven al cumplimiento de los objetivos. Siempre se tiene que ser claro en cuanto a los resultados deseados de cada posición.

Medidores de desempeño.- Los  medidores de desempeño de un puesto laboral son las medidas bajo las que se determinara si los objetivos han sido cumplidos o no. Los medidores son métricas objetivas por las cuales le empresa medirá el desempeño de un puesto. Ejemplos de métricas son: ventas, incremento en ventas, utilidades, número de nuevos clientes etc.

Siempre que contrate un empleado nuevo, antes que el empleado empiece a laborar asegúrese que alguien de la su empresa con responsabilidad de Recursos Humanos se reúna personalmente con el empleado para que le explique detalladamente todas las secciones y puntos de la descripción de su puesto, que conteste las preguntas que el nuevo empleado pueda tener y que verifique que el empleado no tenga más preguntas. Después, ambos deben firmar un acuse de recibo y de conformidad para que quede una constancia escrita en el archivo de personal.  Le aclaro que seguir la documentación adecuada no significa que usted desconfía de su empleado ni tampoco significa que todos los empleados por naturaleza vayan a tomar acción legal en su contra; sino que significa que usted es un ejecutivo o empresario ordenado y precavido.

Finalmente, muchos de los juicios laborales se basan en el hecho que la empresa no tiene como probar los procesos o los acuerdos establecidos y tampoco tiene rastro escrito para montar una defensa legal adecuada. El simple hecho que usted tenga rastros escritos, comprobantes, archivos, firmas y demás documentos le indican al empleado que usted y su empresa no serán victimas fáciles en el aspecto legal y laboral, siempre y cuando se actué siempre con honestidad y justicia.

Tiempos de ejecución.- Los tiempos ejecución van ligados a los supuestos. Cuando se establecen los supuestos del presupuesto se asumen ciertas métricas de desempeño y ciertas métricas operativas. Los tiempos de ejecución se ligan a las métricas al establecer cuando se tendrán ingresos y egresos o cuando hay que incrementar el inventario por ejemplo. También, los tiempos de ejecución son clave para manejar las líneas de crédito y el efectivo disponible. Si presupuestamos ciertos eventos financieros como ventas, gastos, inventarios entre otros en cierto periodo y en la realidad ocurren en un periodo diferente la empresa se podría ver en dificultades financieras.

Formulas.- La mayoría de los presupuestos en el mundo de hoy se elaboran usando al menos hojas de cálculo como Excel; algunos otros se capturan directamente en sistemas contables como Quickbooks. Una tarea fundamental del responsable de elaborar un presupuesto es revisar la lógica de las formulas aplicadas como el funcionamiento mecánico.  En mi propia experiencia, varias veces he tenido que invertir horas y horas buscando errores tan solo para encontrar que los errores estaban en las formulas del software. Como consultor contable mi consejo es siempre que se revisen todas las formulas de los templetes o machotes antes de capturar información y que haya responsables designados de recopilar y manejar la información. Un pequeño error de formulas puede hacer que la dirección o el propietario de Pyme tome decisiones equivocadas con base a información incorrecta.

Revisiones.- Las revisiones a diferentes niveles de la organización o por diferentes personas en caso de ser un negocio pequeño son realmente valiosas para detectar errores, para revisar la lógica del presupuesto o simplemente para ver si tiene sentido lo que se está proponiendo. Cuando alguien revisa un presupuesto, generalmente hace preguntas o elabora cuestionamientos que a la larga terminan enriqueciendo todo el proceso y el valor del presupuesto final. Múltiples revisiones hacen que varios ojos y varias cabezas piensen más que una.

El Presupuesto requiere Realismo

El presupuesto anual es un proceso de negocio que todas las empresas, incluyendo Pymes, deben de llevar a cabo. La elaboración del presupuesto puede utilizar diferentes metodologías. Mi preferencia personal es la elaborar un presupuesto de abajo hacia arriba, es decir, ir consolidando línea de negocio por línea de negocio, departamento por departamento. Primero el estado de resultados empezando por ventas, luego con base a las ventas se presupuesta el costo para después presupuestar los gastos de operación. Una vez terminado el estado de resultados procedemos al balance y el flujo de efectivos. Ahora me enfocare solamente en los puntos críticos del proceso:

Proceso.- La metodología del presupuesto en su empresa es importante porque es la que le da orden al proceso y también le asegura que tiene los respaldos adecuados. Primero establezca el proceso empezando en el nivel más bajo posible. Articulo por artículo o producto por producto si es necesario. Muchas veces he visto números de ventas o costos a nivel consolidado pero sin un soporte real y analítico para poder explicar la composición de los resultados. Generalmente las preguntas que hago son: ¿De donde vienen estos números? ¿De que cliente? ¿De qué producto? ¿De qué región? En pocas palabras: ¿Se pueden desmenuzar los resultados presupuestados?

Supuestos.- Los supuestos en un presupuesto son de las piezas más importantes sino es que la más importante. Los supuestos de inventarios, cuentas por cobrar y cuentas por pagar determinan las necesidades de capital circulante y si alguno de estos llegase a fallar entonces el efectivo, la deuda y el flujo puede estar en problemas. Por otra parte, los supuestos de ventas y de costos pueden crear falsas expectativas en los resultados de la empresa. Los supuestos deben de ser tan reales y factibles como lo sea posible. Lo mejor en un presupuesto de negocio es usar supuestos con un raciocinio real y no supuestos que nos den los resultados que queremos ver. Continuar con claves del presupuesto

Ver Plantillas de Presupuesto para Office

Siempre he pensado que para dar consultoría empresarial lo primero que un consultor de negocios debe hacer es conocer la empresa. Una vez que conozco la empresa, entonces puedo darme a la tarea de entender sus operaciones, sus puntos fuertes y sus puntos débiles; pero para poder hacer esto uno tiene que estar ahí en el día con día para poder ver las peculiaridades, las emergencias, el estilo gerencial y el comportamiento grupal dentro de la empresa. Uno tiene que vivir lo que la empresa vive y uno tiene que experimentar los problemas para poder darle soluciones estratégicas; pero practicas y ejecutables. A control remoto solo se puede asesorar, que es diferente de una consultoría empresarial.

La tecnología es vital; pero no debemos confundir el uso de la tecnología con el trato personal y con la inteligencia de negocios, la tecnología nos ayuda una vez que nos hemos familiarizado con los procesos, con el personal y con las fortalezas y con las debilidades de una empresa. Por medio de la tecnología podemos hacer los procesos más eficientes; pero no podemos construir una relación de confianza y resulta que la confianza es el primer paso en un proceso de cambio.

Solo cuando la dirección ejecutiva y la gente dentro de la empresa están convencidos que se están solucionando problemas y que se avanza en la dirección correcta, entonces se puede hacer un proceso de consultoría empresaria exitoso y duradero. Si la empresa se embarca en un proceso de consultoría tan solo por exigencias externas o de algún acreedor, entonces es muy probable que los procesos de mejora sean solo temporales y que al pasar del tiempo se vuelva a las viejas prácticas. Mi personal punto de vista es que uno tiene que empaparse de la empresa y la empresa tiene que acceder al matrimonio, de otra manera, solo será dinero tirado al rio.

Cuando vivía en Monterrey México frecuentaba muy seguido un restaurant donde nos reuníamos mis compañeros de postgrado y yo; es un lugar agradable donde se come bien y se pasa un buen rato. Ayer, me encontré con que tenían un restauran en San Antonio, Texas. De inmediato vire hacia el estacionamiento y entre ansioso de probar su comida y de recordar un poco aquellas amenas charlas.  El local en  Texas es muy parecido, pero algo le falta, no tiene la misma atmosfera, no tiene la misma iluminación, tiene un patio que no tienen en Monterrey, algo le falta al concepto que no se siente igual. Después, el menú o carta tiene los mismos nombres, así que rápido tome mi decisión y ordene. Una vez más me sorprendí al notar que el mismo plato consta de diferentes elementos, menos carne y más arroz; aunque es similar, en muchos aspectos este restaurant, adaptado a los costos norteamericanos, deja que desear por qué no cumple con las expectativas creadas en el restaurant original. Desde mi punto de vista, no cumple con la promesa que el puro nombre de este restaurant me hizo. Es evidente, que no solo mis expectativas se quedaron cortas por que el lugar estaba al veinte por ciento de su capacidad;  creo que este es un claro ejemplo donde se descuidaron detalles importantes en la marca y donde se beneficio el bajar costos en la comida por sobre hacer una réplica exacta del lugar origina. Este caso es un ejemplo para todos los restauranteros que piensan en expandirse, una vez creada una marca se ha creado una promesa de valor que consta de una experiencia, tanto en la comida como en la atmosfera alrededor del restaurant. Cualquiera de estos atributos que no se cumplan deja de cumplir las expectativas del consumidor y por lo tanto erosiona la marca. Como pronóstico: No me extrañaría si dicho restaurant esta en problemas financieros y tampoco me extrañaría que desaparezca en el futuro mediano.

La sustentabilidad se ha puesto de moda. Contrario a lo que algunas corrientes políticas y organizaciones ambientalistas pudieran pensar, la sustentabilidad está creando industrias billonarias no por el fin ideológico de conservar nuestro planeta sino por los ahorros tangibles que estas tecnologías aportan a los negocios y por el retorno en inversión que estos proyectos están generando.

Desde el punto de vista de las Pymes y de las personas promedio, el mayor retorno en su inversión proviene de la iluminación, después el aislamiento y  los electrodomésticos. El principal problema al que las empresas serias se enfrentan es un problema de percepción por parte de los propietarios de negocio. En el área de iluminación LED típicamente encontramos las siguientes respuestas:

Ya remplazamos nuestros focos o bombillos por ahorradores

Hay diferentes tecnologías de iluminación, CFL  no es igual a la tecnología LED. Los focos LED tienen una vida útil entre cinco y diez veces superior al CFL, también existen otras áreas en los sistemas de iluminación donde se puede ahorrar dinero como sensores de movimiento, controladores y balastros solo por mencionar algunos.

No tenemos dinero para la inversión inicial

Este es uno de los mayores problemas de percepción en Latino América. El mercado se ha inundado de productos Asiáticos de mala calidad pero muy accesibles en precio. Entonces, la percepción hacia los productos de calidad, con certificaciones, garantías y respaldados por empresas serias es que son extremadamente caros. La manera de analizar el costo para remplazar sus focos incandescentes por bombillos LED es calculando el costo total durante la vida útil del producto. Esto es, el costo del foco mas el costo de la electricidad comparado con los múltiples remplazos de focos incandescentes mas el costo de la electricidad. Visto desde esta manera, le puedo asegurar que sus ahorros son superiores inclusive al costo del crédito en su país.

Somos pequeños y utilizamos pocos focos o bombillos

No importa cuántos focos o bombillos utilice, si existe algún ahorro energético; ¿por qué no hacerlo? Cualquier ahorro es menor que nada, ¿o me equivoco?

Muchas veces he escuchado a los padres de jóvenes preguntar: ¿En qué vas a trabajar cuando salgas de la Universidad? Y nunca los he escuchado preguntar: ¿Qué negocio vas  a tener en el futuro? Tal vez sea parte del sistema educativo, o tal vez sea parte de la cultura; pero lo cierto es que en América Latina se nos educa para ser empleados. Desde el principio de nuestros estudios nos están enseñando como cumplir con nuestras labores y poco nos enseñan acerca del liderazgo, del riesgo, de la actitud empresarial. Poco se nos habla de los riesgos de emprender y mucho menos de la creación de valor. Pareciera que desde la conquista se nos programo para seleccionar la opción más segura, que es el empleo. En toda América Latina tenemos el ejemplo, unos pocos son los empresarios y muchos son empleados; pero también el empresario Latinoamericano es temeroso, es por tendencia monopólico y poco arriesgado. En el futbol se diría que es casero y canchero. Lo he visto una y otra vez, prefieren quedarse en casa donde son grandes, donde tienen poder, donde tienen influencia a salir al mercado internacional. Salen solo cuando tienen seguridad. Como administradores son geniales, como emprendedores son patéticos. Como todo en la vida, generalizar es un error, no quiero con esto decir que TODOS sean de esta manera ni tampoco quiero hablar sobre empresas o países particulares. Hablo del aspecto cultural, del empresario promedio, del empresario sin cara que sale diariamente en los periódicos diciendo: “Empresarios apoyan paquete económico” Los países son ricos o son pobres por su habilidad de crear riqueza, que se logra tan solo creando negocios, y los negocios se logran tan solo creando valor y vendiéndolo. Ningún país crea riqueza justa creando grandes monopolios o concentrando la riqueza. Por eso, creo que como empresarios en Latinoamérica hemos reprobado.

Aun se necesita la relacion personal para cerrar un negocio

Las pasadas dos semanas han sido de extremos y contrastes. Una semana en el almacén aprendiendo todo lo que sea posible acerca de la operación del cliente y la otra haciendo relaciones de negocio para abrir nuevos mercados. La semana pasada, en el centro y sur de Texas me sentía casi en campaña política, tocando puertas, estrechando tantas manos como fuera posible y pronunciando una y otra vez las ventajas de trabajar con una firma como la nuestra. Al final de cuentas el resultado es positivo ya que no solo se trabajo en las relaciones comerciales sino que se obtuvo aprendizaje acerca del mercado en cuestión y también acerca del proceso de ventas.

Existen ciertas industrias, como la de los servicios profesionales, donde aun se tienen que establecer relaciones personales para poder inspirar confianza en el cliente y por ende lograr la preferencia para prestar los servicios en cuestión. Mucho se ha hablado de las redes sociales, de los medios tecnológicos y del avance en las relaciones comerciales de manera virtual. Tal vez, estas herramientas ayuden a establecer credibilidad, a establecer el nombre de la firma o individuo en la mente del consumidor; pero estoy convencido que aun no juegan un papel importante en la decisión de compra. Para tomar la decisión de compra los clientes aun requieren conocer al individuo o individuos que prestaran los servicios, y más aun, requieren conocer un historial personal específico de quien estará trabajando en sus proyectos. Están ávidos de conocer los resultados de proyectos anteriores y las opiniones de clientes en el pasado.

Las redes sociales son una gran herramienta para difundir información y hacer contactos; pero no se deje llevar por el marketing; para cerrar contratos, aun hace falta la relación personal y buen apretón de manos.

Últimamente, he estado trabajando de cerca con algunos comunicadores profesionales y me resulta frustrante el grado de superficialidad a donde los medios electrónicos y el ciclo de noticias de veinticuatro horas nos han llevado. Se ha hecho un molde al que el autor se debe apegar. Resulta que profundizar en un tema es casi pecado, porque el articulo se vuelve extenso y el lector no lo tolera; todo lo que se escriba deberá ser noticia o entretenimiento ya que los lectores en línea solo reaccionan masivamente a estas dos categorías y sin la reacción de las redes sociales se podría estar enterrando al artículo antes de publicarlo. Leemos mas temas pero estamos aprendiendo poco ya que lo que las empresas serias nos publican son solo resúmenes e introducciones donde se nos presenta la información pero se omite el raciocinio para llegar a las conclusiones. De esta manera, tenemos muchos datos y pretendemos saber de variados temas pero no sabemos cómo llegar a conclusiones en dichos temas, para terminar de atrofiar nuestro cerebro nos encontramos día a día con una infinidad de profesionales citando artículos en línea como fuente de conocimiento. Me pregunto es si estas tendencias son elegidas realmente por los lectores o si los editores nos están condicionando a pensar, leer y escribir en síntesis, pensando más en los motores de búsqueda que en la lógica y veracidad del contenido. Parece importar más la palabras clave y los encabezados que como se llego a una conclusión o en que se fundamenta el autor para hacer una determinada aseveración; en palabras de más de un editor: “La versión papel ya no vende igual, los clicks son los que pagan así que necesito que lean cinco artículos en lugar de uno” ¿Qué pasará con las pocas publicaciones que aun le dan preferencia al contenido sobre la comercialización? Por ahora, las siguientes reglas parecen estarse consolidando:

• Escribir a manera de noticia o de entretenimiento
• Abordar un solo tema
• Usar encabezados y subtítulos para los buscadores
• Escribir solo la información esencial
• Usar hechos sin mucha explicación